Hvordan bogføres vareforbrug

Jeg behandler her vareforbrug og deres indkøb helt basalt, så selv personer uden større bogholderiforståelse bør kunne hænge med.

Det er afgørende først at forstå, at indkøb af varer ikke som sådan er en udgift. Det er simpelthen at bytte penge om med helt samme værdi på lageret. Selve varekøbet betyder derfor intet for resultatet og man kan ikke fjerne sit års overskud, ved i slutningen af året at købe en masse varer.

Der er to måder der generelt bruges til at bogføre varelager og vareforbrug.

For mindre virksomheder, vil man ofte se bogføring uden brug af lagermodul. Her vil man opleve, at mange bogfører køb som direkte omkostning. Der købes 100 røde t-shirts til 2.000 kr, og så debiteres vareforbrug i driften med de 2.000 kr og banken krediteres ens betaling.

Nu vil resultatet jo være, at der er 2.000 kr i omkostning. Dette er ikke korrekt, for man har jo bare byttet 2.000 kr i banken ud med en værdi af for 2.000 kr t-shirts. Man har med andre ord nu ikke længere overblik over hvilket resultat man har.

Man må derfor altid, når man skal kende sit resultat, og helt specielt naturligvis i forhold til årsregnskabet, hvor alt skal være korrekt bogført - bl.a.. af hensyn til korrekt skat,- ha flyttet hele det lager man har på det tidspunkt - væk fra vareforbrug i drift og ind på varelager i status.

Man tæller hele varelageret op, og ser f.eks. at man nu har 50 røde t-shirts tilbage på lageret. De vil så ha en indkøbs værdi af 1.000 kr.

Nu krediter man så vareforbruget - den konto man bogførte købet på med disse 1.000 kr og ens vareforbrug går ned med disse 1.000 kr. Modposten er debet i status på varelager, helt samme 1.000 kr.

Herved har man et korrekt regnskab hvor kun de solgte t-shirts udgør en omkostning, der belaster resultatet, medens de ikke solgte ligger som indkøbsværdi på lageret.

Jeg ville personligt mindst hvert kvartal tælle lager op og lægge det korrekt ind, for at kunne ha overblik over mit resultat, men som nævnt er kravet i alle fald, at det gøres på årsregnskabs afslutningsdagen som minimum.

Den anden, og  mest avancerede metode - er ved anvendelse af et regnskabsprogram med et tilknyttet "lagermodul". Visse programmer har det som standard, og de som ikke har, vil ofte ha det som et muligt tilkøb.

Det fungerer lidt forskelligt fra program til program, men overordnet fungerer det ved, at alle indkøb sker på basis af en leverandør faktura som oprettes i programmet. Denne leverandør faktura indeholder bl.a. klar varebeskrivelse + nr. + pris for varen. Ved indkøbet af f.eks. 100 stk t-shirts i farve rød som varenummer 1 og 50 stk farve gul som varenummer 2 - lægges disse varer nu i status ind på varelager i debet med de pågældende antal og varenumre.
Betales via banken f.eks. - så krediteres banken og varelager debiteres helt det samme beløb.

Ved salg af varen - sælges der nu ved at salgs fakturaen f.eks. påføres 10 stk vare nr 1, og ved bogføring af denne, så krediteres varelageret i status for 10 stk røde t-shirts som i stedet debiteres vareforbrug.

Varen bliver dermed en omkostning i ens system, samtidigt med at salgs fakturaen krediteres omsætningen og er en indtægt (og normalt debiteres tilgodehavender af systemet)

På denne måde har man med lagermodul hele tiden fuldt overblik over ens indtjening og, varelageret vil som udgangspunkt altid stemme. Man skal dog altid ved årsafslutning tælle efter, at man ikke har lavet fejl, og korrigere til det korrekte lager.
------------------------------------------------------------------------------
Til slut kan lige nævnes, at visse varer jo kan være blevet værdiløse - måske fordi de er gået helt af mode eller blevet skadede og skal destrueres (se til at kunne dokumentere klart at de er destruerede).

Disse varer skal så tilsvarende destrueres og igen - dokumenter - klip den over og tag foto eller hvad der kan være passende til lejligheden/varen og bogfør dem nu på en konto i vareforbruget som kunne hedde defekte varer. Her bogføres i debet og HUSK at undertrykke moms eller indret programmet så denne konto slet ikke har moms tilknyttet. Samtidigt krediteres varelageret som nu går ned med samme værdi.

Disclaimer: Jeg påtager mig ikke ansvar for evt fejl der måtte snige sig ind i min blog

Jeg blogger her bare efter min bedste viden, og kan ikke holdes ansvarlig for evt. fejl eller misfortolkninger i mine tekster.

 

HUSK AT CHECKE INDHOLDSFORTEGNELSEN I MIN BLOG SOM DETTE LINK 

 

SE MEGET GERNE MINE 8 E-BØGER OG PAPERBACKS SOM ER GULD VÆRD FOR MANGE.
DER ER LINK TIL INDHOLDSFORTEGNELSE OG KØB SIDEN HOS SAXO. 

MANGE AF DEM KAN SPARE DIG PENGE I DET DAGLIGE I FIRMAET:

 

”START-UP" Komplet iværksætter ”bibel” – Lækker inspirerende hardcover bog med alle former for virksomhed, IVS + ApS og masser af inspirerende materiale at kaste sig over, og siden som uundværligt opslagsværk

"Grundbog til dig der vil være selvstændig". E-pub bog med ALT det grundliggende skrevet let fatteligt for dig der vil være selvstændig - for alle virksomhedsformer - stiftelse og hele driften

”Jeg vil være SELVSTÆNDIG" Alt om at stifte og drive Enkeltmandsvirksomhed, PMV og I/S, samt selskaber som IVS og ApS

”Introduktion Til REGNSKAB” – en begynderbog om regnskab og bogføring

”Fradrag” Generelt om regler og praksis i fradrag + alfabetisk ordnede fradrag

"ApS" Alt om anpartsselskaber

”Personlig virksomhed” Om at stifte og drive enkeltmandsvirksomhed, PMV eller I/S

”IVS” – Om at stifte og drive Iværksætterselskab - IVS

 

Facebook råd

Bank - få en god forbindelse fra start

Der findes ingen facitliste for hvordan man opnår god kontakt med en bank, en mulig erhvervskonto og måske tilmed en kassekredit, men jeg kan jo prøve at gi lidt idéer til hvad man kan gøre.

Jeg tror som udgangspunkt, at man er nødt til at indse, at bankerne idag er under pres. De skal "polstre sig" øge indtjening for at vi ikke igen skal kunne havne i en bankkrise, og det betyder, at mange banker vil være mere forsigtige med udlån end tidligere ligesom der er tendens til øget anvendelse af gebyr for ny erhvervskonto m.m. Det er dog ofte noget der kan forhandles.

Start med at finde den rette person i banken:

Det første man skal tænke på, er at få kontakt til den rette person. Skyd gerne lidt højt og prøv at starte enten med filialens chef, alternativt dens erhvervschef hvis der sidder en sådan. Overvej om bankens størrelse betyder noget. De helt store banker har naturligvis ofte et større internationalt netværk og gratis interne overførsler mellem en del lande, mens de små banker KAN være mere sultne efter nye kunder.

Når den rette person er fundet, skal der laves aftale om et personligt møde, og bed om at få afsat hen imod en halv time til det. Et tidspunkt omkring kl 13 kan være godt. Afstem med banken hvilket materiale de har behov for. Bankerne har en del krav på sig for at kunne tilfredsstille regler om "hvidvasking" så bliv ikke overrasket over, at der kan være en del materiale de vil ha frem.  Du kan selv forklare, at du vil medbringe følgende, som ofte vil ligge i bankens egne krav:

Forstå bankens krav:

1. En identifikation af dig selv som person som ejer - kunne være pas eller kørekort (hvis ikke banken kender dig)
2. Sidste årsopgørelse fra skat. Helt specielt for personlige virksomheder. Giver hurtigt overblik.
3. Sidste forskudsopgørelse fra skat.
4. Seneste lønseddel - igen specielt for personlige virksomheder hvis ejeren samtidigt er lønmodtager hvor lønindtjening kan være væsentlig for den daglige økonom.
5. En forretningsplan, som jeg kommer nærmere ind på længere nede
6. Et finansbudget - også kort gennemgået senere
7. Et likviditetsbudget

Forretningsplan vil ofte være et af kravene:

En forretningsplan burde være en selvfølge for alle iværksættere. Alt for mange springer denne over,  men også overfor banken er den et slagkraftigt våben.
På startvækst ligger der gode formularer der giver indblik i forretningsplaner, både små og store i dette LINK. Planen skal du ikke kun udarbejde af hensyn til banken, men i høj grad for, at du selv har noget at holde dine fremgange op imod.

• Få tydeliggjort hvad din idé er. Hvorfor er der behov for den? Hvordan vil du udføre den, hvem skal involveres, hvilke tekniske midler skal bruges og hvad vil det ca koste.
• I hvilken form vil du stifte virksomhed, og hvorfor? Jeg har selv skrevet om lidt overvejelser i forbindelse med at stifte virksomhed og valg af virksomhed i dette LINK 
• Hvad bliver din egen indsats? Både rent tidsmæssigt - vil du gå "all-in" eller er det en side-forretning?
• Hvad vil du selv tilføre af penge, og hvordan vil du leve af forretningen medens du "løber den igang"?
• Hvad er det samlede finansielle behov for at få gang i din forretning?
• Hvad har du for forudsætninger (teknisk IT, salg, reklame, håndværk, finans osv)
• Hvor hurtigt forventer du at være i fuld drift og hvornår forventer du første overskud
• Hvorledes vil du klare regnskab, moms og skat. Er det noget du selv kan håndtere eller "outsourcer" du?
• Suppler evt med et lille budget over hvad du selv skal ha for penge for at klare dagen og vejen personligt/for familien.

Til slut kan du lave et helt kort resume i punkt-form, og jeg vil råde til at sætte det øverst i forretningsplanen, så det er muligt at ha et hurtigt overblik.

Et budget er også generelt et krav:

Et finansbudget må også være en hel selvfølge, ikke af hensyn til specielt banken, men for en selv, og vil normalt altid vare et krav i denne forbindelse også.

Budgettet må godt være detaljeret, det vil være en stor fordel for dig selv, jo mere detaljeret du kan lave det. Om du vil bruge excel, words eller specielle programmer er ikke afgørende.
Uanset hvor detaljeret du vil lave det,, skal det dog føre frem til en en sides overskuelig sammentrækning af de vigtige tal.

Summeringen skal være let overskuelig - lidt i stil med nedenstående, så du har en række hovedpunkter, som jo kan variere helt, afhængigt af forretnings-typen.

Tag det blot som eksempel på et sammentrukket budget. Der kunne være flere punkter, eks spild, tab på dårlige betalere osv. Budgettet bugger på måneder og helår og omfatter alle indtægter og udgifter. Indtægter kommer som bekendt når man fakturerer og ikke når man får betaling, som også angivet i dette LINK

Det er derfor vigtigt, at man også udarbejder et likviditetsbudget

I det skal man kunne se hvornår man faktisk forventer at få betaling og hvornår man selv skal betale sine udgifter.

Ofte vil man måske først få betalt 30 dage efter en fakturering - og man vil kunne opleve, at man skal købe varer til lager, og ha en eller anden kredit tid selv, men dog skulle finansiere et varelager eller råmateriale man skal bruge til en opgave, længe inden man får betalt

I likviditetsbudget viser man derfor, så godt det er muligt, hvornår man forventer at pengene rent faktisk går ind og ud, og dermed også, om man har behov for lånekapital -  eller selv kan finansiere et underskud i perioder.

For nogle kan det være nødvendigt lige at få hjælp af en økonomiperson til udarbejdelse af budgetter. Det behøver ikke koste en herregård, man kan f.eks. beskrive hvad man har befor for hjælp til på www.agera.dk og få gratis uforpligtende tilbud på en sådan hjælp.

Det vil være klogt at samle materialet i en mappe så det er let overskueligt for banken -  En side til forretningsplan - en til budget, en til likviditetsbudget og så de øvrige dokumentationer af ens person, evt årsopgørelse, lønseddel med mere.

Slut samtalen af med at sikre dig, om der er mere banken ønsker at vide, og bed om overblik over proceduren, hvornår kan du forvente endeligt svar, og får du nej med det samme, så bed om en forklaring på deres nej. Det kan hjælpe dig til at være bedre forberedt til næste bank.

Start i egen bank og test evt flere:

Start i den bank du selv anvender i det daglige, hvis du er rimeligt tilfreds med den. Det vil oftest være lettest.

Er du ikke helt tilfreds med det de kan tilbyde, så gå videre så du har prøvet mindst 3 banker, og spred dig mellem måske EN stor, en mellemstor og en lille lokal bank. Der kan også være forskel i hvor gode bankerne er til at forstå specielle brancher, men det vil du måske ha en opfattelse af fra dit eget område.

Til slut skal bare siges, at det er IKKE LET at få erhvervskonto hvis man KUN kommer med en idé og ingen som helst egne penge, hvor det kan være vanskeligt at overbevise banken om, at man kan få gang i butikken og selv tjene nok til omkostningerne.

Det vil ofte være vigtigt at få en konto som tilknyttes som Nemkonto, som kan bruges overfor myndighederne, men som nævnt i det tidligere LINK, er det absolut muligt at få tilknyttet Nemkonto, både for ens person (CPR) OG for ens virksomhed (CVR) som hver sin selvstændige tilknytning til en og samme konto. Det er dog regnskabsmæssigt altid lettere hvis man kan ha det som to selvstændige konti.

Får man nej, må man overveje, om ikke det måske var meget godt man ikke kom igang, og se om man skal tænke planen lidt om, evt spare noget op der der kan bruges til at sparke tingene i gang med. Investorer er også en naturlig mulighed at overveje, men desværre vil et nej fra banken ofte være tegn på, at det heller ikke er så let af investorer med på idéerne.

Langt de fleste, som ikke har stor gæld, har misligeholdt forhold i banken eller ligefrem står i RKI, vil dog absolut kunne få en konto de kan anvende til deres virksomhed, så god vind med projektet.

Erhvervskonto eller personlig:

Behandles for sig selv i dette LINK

Hvorfor koster det idag ofte penge at få en erhvervskonto, selv uden lån.

Erhvervskonti har mange transaktioner, det I sig selv giver øget risiko for fejl. Dertil kommer at der kan tilknyttes betalingsordninger, hvor kunder kan betale en for varer, man hæver pengene - kunden returnerer varen inden for 14 dage. Der skal banken medvirke til at kunden får sine penge igen, selv om konto er tom. Der er mange flere grunde, til at banker ofte kræver penge for erhvervskonto - ud over ønske om at tjene penge - gennemgået i DETTE LINK

HUSK AT CHECKE INDHOLDSFORTEGNELSEN I MIN BLOG SOM DETTE LINK 

SE MEGET GERNE MINE 5 E-BØGER OG PAPERBACKS SOM ER GULD VÆRD FOR MANGE MED LINK TIL INDHOLDSFORTEGNELSE OG KØB:

De følgene er alle links til bøgerne

”Jeg vil væreSELVSTÆNDIG" Alt om at stifte og drive Enkeltmandsvirksomhed, PMV og I/S, samt selskaber som IVS og ApS

Introduktion Til REGNSKAB – en begynderbog om regnskab og bogføring

”Fradrag” Generelt om regler og praksis i fradrag + alfabetisk ordnede fradrag

”IVS” – Om at stifte og drive Iværksætterselskab - IVS

”Personlig virksomhed” Om at stifte og drive enkeltmandsvirksomhed, PMV eller I/S

Venligst John Hannover     Facebook råd og  Google+

Erhvervsforsikringer kort fortalt

Erhvervsforsikringer, et overset tema for startup virksomheder.

Behovet for forsikringer vil være meget individuelt for startup virksomheder, men har man lidt større aktiviteter og ansatte, vil det ofte være en fordel, at samle forsikringerne under EN hat, som erhvervs forsikring, og sikre sig tilbud fra mindst 3 selskaber for at ha noget at forhandle om.

Et alternativ kan være at benytte en forsikringsmægler. Oftest vil en mægler blive betalt af forsikringsselskaberne, så det behøver ikke være fordyrende.

Jeg skal her prøve at gennemgå nogle af de vigtigste typer ganske kort:

• ARBEJDSSKADEFORSIKRING -frivillig for personlig virksomhed men lovpligtig til dækning af alle ejere i selskaber som IVS og ApS, uanset løn og/eller omsætning og kan ikke fravælges da ejer/direktør altid ses som ansat. Omfatter også holdingselskaber. Meget mere om arbejdsskadeforsikring efter denne samle opstilling
• ERHVERVSREJSEFORSIKRING: Vigtigt ved alle erhvervsrejser, både for afbestilling, sygdom og hjemtransport mm. Privat forsikring og privat almindelig sygesikring dækker ikke på erhvervsrejser. Typen kan ofte bare tegnes inden en rejse - hvis ikke man rejser meget.
  Meget mere om denne forsikring i slutningen af indlægget.
• PRODUKTANSVARSFORSIKRING - Dækker skader dit produkt kan have voldt på kunder mm, med mindre der er tale om grov uagtsomhed fra din side. Vigtig hvis du producerer vare eller ydelse som kan forårsage skade på andres værdier.
• ANSVARSFORSIKRING - Som dækker skader du eller dine medarbejdere måtte lave på kunders og andres aktiver. Vigtig hvis du har ansatte som udfører arbejde hos andre.
• BRANDFORSIKRING Af lokaler og varelager - Varelager opbevaret i privat bolig er IKKE dækket af den almindelige private brandforsikring. Altid vigtigt separat eller som forhandlet med under private hvis forsikringen vil skrive en erhvervs værdi med der.
• VANDSKADEFORSIKRING (ex hvis man holder til i kælderlokaler - både i hjemmet for firmaets varer og hvis man har varerne eksternt) 
• TYVERIFORSIKRING - Ofte kombineret i en samlet LØSØREFORSIKRING. Privat indbo dækker ikke varer eller aktiver i hjemmet, og naturligvis heller ikke i andre lokaler. 
• SYGEDRIFTSTABSFORSIKRING -  Kan sikre dig hvis du som ejer, eller dine nøglepersoner bliver helt eller delvist uarbejdsdygtige som følge af sygdom eller ulykke.
• DRIFTSTABSFORSIKRING - Hvis virksomheden brænder, er det ikke altid nok at få dækket det som er brændt. Ofte kan man have behov for forsikringsdækning for det tab man får, ved at produktion og salg ligger stille.
• BILFORSIKRING Naturligvis kun hvis bilen ejes af firmaet - eller tegnes hvis du lejer bil..
• NETBANKSINDBRUD - Firmakonti i banken er ikke dækket af hacker indbrud. Det er ikke ofte det sker, til gengæld er forsikring mod det tilsvarende billig.En af de større aktører som mange banker anbefaler er Willis - og deres priser ligger på lidt under 500 kr for 1 mio forsikret ca. men test en række selskaber. Risikoen er faktuelt lille - men sker der noget, så er det store tab ofte. Visse banker kræver det og opkræver som del af "pakken"
• HACKING - Af firmaets IT - dækker direkte omkostning og genetablering af IT
• RANSOMWARE forsikring - Ofte sammen med forsikring mod hackerangreb. En del firmaer kan opleve, at Ransomware låser deres programmer eller krypterer alt, og der kun kan åbnes mod betaling af større løsesum. Det kan forsikres i langt de fleste forsikringsselskaber.
  Uanset hvad - kør sikker backup og benyt virus/malware og ransomware protection.
• BESTYRELSESANSVARSFORSIKRING - Dækker bestyrelsen mod krav som følge af beslutinger bestyrelsen har truffet. (og som altid - kun hvis den som udgangspunkt har fulgt almindelig lovgivning) Bør kun tegnes hvis man har en officielt registreret bestyrelse.
• DIREKTØR ANSVARSFORSIKRING - Dækker bestyrelsen mod krav som følge af direktørens handlinger mod 3. part. (og som altid - kun hvis direktøren som udgangspunkt har fulgt almindelig lovgivning).

Her følger lidt mere om ARBEJDSSKADEFORSIKRING OG ERHVERVSREJSEFORSIKRING

Arbejdsskadeforsikring - lovpligtig for alle ejere i selskaber:

En arbejdsskadeforsikring er lovpligtig så snart man har ansatte, og forene ejer af et selskab, f.eks et IVS eller ApS.
Den kan tegnes på både heltid og deltid, så det er med at få opgjort behovet korrekt, for at holde prisen nede. Lidt mere om pligten for ejere af selskaber, uanset løn eller honorar - fordi de anses for at arbejde for selskabet, blot de er direktører og står for regnskab f.eks. LINK og her findes så også teksten fra Arbejdsskade styrelsen - frihed for selvstændige (personlig virksomhed) men pligt for alle ejere af selskaber LINK

Pligten gælder alle aktive ejere af selskaber uanset løn eller ikke - også holdingselskaber skal være dækket.

Pligten gælde for alle ansatte, midlertidigt ansatte, korttids, fuldtidsansatte OG som nævnt også ene ejeren af et IVS/ApS - og direktøren helt uanset disse ikke udbetaler sig selv løn.

Samtidigt skal man, når man har ansatte, være tilmeld AES - Arbejdsmarkedets erhvervssygdomsforsikring (gennem ATP)

Arbejdsskadeforsikringen kan frivilligt udvides med en kollektiv ulykkesforsikring.

For personlig virksomhed er der IKKE lovpligt til arbejdsskadeforsikring. men derfor kan der jo alligevel være fornuft i at ha en arbejdsskadeforsikring.

ERHVERVSREJSEFORSIKRING

Visse typer kreditkort kan omfatte erhvervsrejseforsikring men det bør man checke, da f.eks det almindelige sygesikringsbevis der ellers dækker i EU IKKE dækker sygdom under erhvervsrejser men kun private. Det er vigtigt at checke, at den dækker al sygdomsbehandling, ulykke og hjemrejse.

Kombiner med afbudsforsikring og bagageforsikring.

Dækker dit kreditkort ikke erhvervsrejse, så skal du ALTID sørge for at tegne en sådan når du rejser for dit firma.

Er du udstationeret skal du sikre, at din arbejdsgiver har tegnet disse forsikringer, så de dækker dig under udstationering - og at evt indbo osv også er dækket under egentlig udstationering.

Der kan godt være andre helt specielle forsikringer, entreprise forsikring hvis du er ude i store byggeentrepriser, men jeg tror det her dækker det væsentlige.

I sagens natur vil forsikringsbehovet svinge helt fra branche til branche og ud fra antal ansatte, så det handler om at dække sig hvor det er vigtigt, men samtidigt ikke overforsikre sig hos en glad forsikringssælger.

Fokuser i alle fald først på de lovpligtige forsikringer

Jeg er ikke forsikringsspecialist og skriver bare ud fra min egen bedste erfaring, så dobbelt check altid inden bestillinger af forsikring.

HUSK AT CHECKE INDHOLDSFORTEGNELSEN I MIN BLOG SOM DETTE LINK 

SE MEGET GERNE MINE 7 E-BØGER OG PAPERBACKS SOM ER GULD VÆRD FOR MANGE MED LINK TIL INDHOLDSFORTEGNELSE OG KØB:

De følgene er alle links til bøgerne

”START-UP" Komplet iværksætter ”bibel” – Lækker inspirerende hard-cover bog med alle former for virksomhed, IVS+ApS og masser af inspirerende materiale at kaste sig over, og siden som uundværligt opslagsværk

”Jeg vil være SELVSTÆNDIG" Alt om at stifte og drive Enkeltmandsvirksomhed, PMV og I/S, samt selskaber som IVS og ApS

Introduktion Til REGNSKAB – en begynderbog om regnskab og bogføring

”Fradrag” Generelt om regler og praksis i fradrag + alfabetisk ordnede fradrag

"ApS" - Alt om anpartsselskaber

”IVS” – Om at stifte og drive Iværksætterselskab - IVS

”Personlig virksomhed” Om at stifte og drive enkeltmandsvirksomhed, PMV eller I/S

Venligst John Hannover     Facebook råd og  Google+