tirsdag den 1. november 2016

Valg af regnskabsprogram

EKSTERNT INDLÆG AF JØRGEN KIRKEGAARD 

Hvilket regnskabsprogram skal jeg vælge?
Dette spørgsmål dukker tit op, når det gælder start af små og mellemstore firmaer.
Der findes ikke et entydig svar. Jeg vil her give mit bud på, hvad du bør overveje.

1.       Pris.
Hvis prisen er altafgørende, er den hjemme. Vælg www.Dinero.dk, www.Dynaccount.dk, eller www.saldi.dk, som alle har en gratis version. Tak for snakken. Det er dog vigtigt, at det så også kun er de helt almindelige ting, du skal holde regnskab med, så skim alligevel de næste overskrifter. Vær opmærksom på, at selv de mindste ”udvidelser” kan koste ekstra. Se en henvisning til priser for diverse regnskabsprogrammer senere.

2.       Brugervenlighed. ”Look and feel”.
Alle programmer fokuserer på brugervenlighed. Men hvad synes du er brugervenligt? Prøv en test-version af et par af programmerne. Bare en halv time. Skriv en faktura, indtast en udgift, lav en rapport. Kan du lide layout og indtastningen? Er der fornuftige menuer? Er der fornuftig hjælp at hente? Bruges for mange fremmedord?

3.       Support.
Hvilken support findes? Telefon? Chat? Hvor hurtigt kommer du igennem? Hvornår er den åben? Laver du f.eks. regnskab udenfor normal åbningstid? Kan supporten hjælpe dig med egentlige, konkrete regnskabsspørgsmål?

4.       Sprog, udviklingsland.
Har du behov for, at programmet også skal kunne fungere på andre sprog end dansk? Eller omvendt, ville du kunne bruge ét, som var lavet i udlandet og dernæst oversat til dansk? Der er ofte danske forhold, som udenlandske programmer ikke tager højde for. Medmindre du har særlige behov i denne retning, vil jeg anbefale dig, ikke at vælge et udenlandsk.

5.       Valuta
Skal du handle i andet end kroner, så er det vigtigt, at programmet kan håndtere dette på en nem måde. Det kan overraske, at nogle programmer ikke kan håndtere dette. Og nogle kun på en uhensigtsmæssig måde.

6.       Budgetter
Forventer du, at programmet skal kunne håndtere dine budgetter? Skal det også kunne følge op på dem? Skal tal fra budgettet kunne indsættes direkte i regnskabet? Skal det være over flere år? Det gælder:
A.      Éngangsbudget. Det gælder ikke kun opstartsbudgettet, men også budgettering af ekstraordinære satsninger på f.eks. reklamefremstød og ekspansionsplaner.
B.      Driftsbudget i forhold til det egentlige resultat.
C.      Likviditetsbudget (som mange glemmer). Har jeg likvider til at betale moms og øvrige kreditorer?

7.       Løn.
Hvordan håndteres løn og honorarer, herunder feriepenge og årsopgørelser, indberetninger til Skat?

8.       Kompleksitet i forhold til selve regnskabet og årsrapport.
Du skal være opmærksom på det, hvis du ønsker ’komplekse’ ting. Dette kunne være:
A.      Kan der være flere ejere og håndteres dette nem måde?
B.      Kan du køre et ”forskudt” regnskabsår, f.eks. 1/7 til 30/6. I en opstart og senere kan det endda være fra 6 måneder op til 18.
C.      Styring af debitorer, måske endda i et kundehåndteringssystem (Customer Relation Management). Forventer du mange kunde og regninger at holde styr på, eller har du blot få (måske store) kunder?
D.      Styring af kreditorer. Har du mange kreditorer, så du forventer mange regninger? Lange betalingsfrister?
E.       Lagerstyring

9.       Kompleksitet i forhold til selve programmet. Samspil med andre systemer.
Hvordan spiller programmet sammen med andre systemer. ”Integration” er et misbrugt ord, for ofte er der tale om, at data kun kan importeres eller eksporteres. ”Integration” i mit verdensbillede betyder, at du kan ændre data i det ene system, hvorefter det i samme sekund automatisk er ændret i det andet. Det er ofte en tredjepart, som kan tilbyde ’integrationsprogrammer’. Hav de sædvanlige overvejelser ved at skulle forholde sig til andre leverandører.
En lille checkliste:
A.      Webshop.
B.      Kasseapparat.
C.      Betalinger: Dankort/øvrige kreditkort? Mobilepay? PayPal?
D.      CRM – Håndtering af kundeliste? Og kreditor-liste?
E.       Mailsystem.
F.       Lagersystem
G.     Budgetsystem
H.     

10.   Teknik.
Det er ikke altid, man liii tænker over det, men der er nogle få tekniske overvejelser, man bør gøre sig:
A.      Kan du bruge systemet, uden at være logget på internettet?
B.      Kan systemet håndtere flere brugere? Og med hver deres login og autorisationer? Kan de arbejde samtidig?
C.      Kan du bruge systemet fra alle enheder (”devices”), som du har: PC, Mac, iPad, SmartPhone, …
D.      Kan du skifte fra/til et andet regnskabssystem, uden at skulle indtaste det hele igen? Det kræver først og fremmest, at relevante data kan eksporteres. Det beror selvfølgelig også på dét regnskabssystem, du skal flytte til/fra.
E.       Bliver der taget sikkerhedskopier (”backup”) af dine data? Og endnu vigtigere: Kan du få dem tilbage igen – et ofte overset spørgsmål! Kan du få regnskabet tilbage til et tidligere punkt og fortsætte derfra? Dette er relevant, hvis du er kommet til at lave en stor mængde fejl – OG kan gå tilbage uden at komme i klammeri med bogføringsloven.
F.       Kan programmet håndtere bilag i filer (også kaldet ”elektroniske bilag”)

11.   Revisor/bogholder/kurser.
Skal du arbejde sammen med en revisor, er det måske en god idé at skele til, hvilket system, hun/han er ekspert i og derfor nemmere kan rådgive dig i. Har du tænkt dig at tage kurser i bogholderi, sørg for at vælge et system, der holdes kurser i.

12.   Øvrige og ’det med småt’.
Hvor længe binder du dig for? Hvilke funktionaliteter koster ekstra? Er der begrænsninger på ’basisversionen’, så du skal betale ekstra, hvis du har 200 posteringer? 5 kunder? 3 valutaer? Jeg ser tit, at dette ’snyder’ mange. Jeg har for eksempel en kunde, som havde et gratis program og brugte muligheden for ”import af kassekladde fra et udtog fra min bank”. Den gratis version har så netop begrænset denne facilitet til højst at måtte omfatte 25 rækker – dér røg kundens incitament til at bruge dét program!

Trøst og afsluttende.
Alle regnskabsprogrammer overholder regnskabslovgivningen, men kan selvfølgelig ikke være ansvarlig for, at dine fradrag er korrekte, at du ’momser’ korrekt, at du får alle dine indtægter med osv., altså at du i det hele taget bogfører korrekt osv. Men, de kan både lægge sammen og trække fra OG de kan præstere momsrapport og årsrapport. Det er måske en ”omvendt definition”, for hvis de ikke kan det, er det ikke et regnskabsprogram.
De bud, jeg har givet, er ikke nødvendigvis i prioriteret orden. Nogle finder noget vigtigere end andre. Jeg håber, at det kunne hjælpe dig til at komme videre.
For mig er et af de vigtigste punkter, at du kan flytte det hele til et andet regnskabssystem, hvis du har valgt forkert!

Jeg har lavet en oversigt over de almindeligste regnskabssystemer med de mest almindelige spørgsmål. Du kan se den her: www.liste002.kirkegaardlive.dk

Held og lykke med det hele. Og god jagt!

Tak til John for gennemlæsning og optagelse på hans hjemmeside.
Jørgen Kirkegaard
IT og bogholderi – Online hjælp til selvhjælp.

Har du kommentarer til dette indlæg, lad mig straks høre dem.

Søg i denne blog